Was guten Maklern guten Vertrieb ermöglicht

Makler-Verwaltungsprogramme sind für Versicherungsmakler schon seit Jahren zur Selbstverständlichkeit geworden. Ein gut gepflegtes Maklerverwaltungsprogramm kann für Makler eine große Unterstützung im Büroalltag sein. Wenn es richtig genutzt wird, schlummern ungeahnte Vertriebspotentiale in den tiefen der Datenbanken. Wie Vermittler ihren Bestand organisieren sollten und wer die richtigen Kontakte sind, erklärt Matti Bargfried, Marketing-Manager beim MVP-Anbieter CODie.

Viele Makler überlegen sich derzeit Ausweichstrategien, um dem erwarteten Druck durch neue Vermittlerrichtlinie (IDD) zu entgehen. Man fühlt sich umringt und angegriffen, vielleicht dürfen die Gesellschaften bald selbst Mandanten kontaktieren und sogar den Makler durch Provisionsabgabe unterbieten – man weiß es nicht.

Deshalb wird über neue Lösungen sinniert, allerdings für ungelegte Eier, weshalb dabei wenig Konkretes entstehen kann. Gedankenspiele, wie der Umstieg in die Honorarberatung oder sogar die Aufgabe des freien Maklertums, kommen sicherlich vielen bekannt vor. Vielleicht liegt aber die Existenzsicherung beziehungsweise das Ausweiten des Geschäftes nicht im kompletten Umbruch und Abriss allem Bestehenden, sondern im kategorischen Aufarbeiten dessen. Ihr Bestand, entgegen allen Unkenrufen und Panikmache, verschwindet garantiert nicht über Nacht.

Was guten Makler guten Vertrieb verbaut

Dies war einmal der ursprüngliche Grund, warum Sie überhaupt ein Maklerverwaltungsprogramm (MVP) erworben haben – damals hieß es: „Weg von Excel, organisiert werden und Zeit sparen!“. Meistens blieb es jedoch bei diesen Vorsätzen. Die neue Maklersoftware kam, wurde via GDV und Microsoft Excel-Import mit Daten gefüttert und man prägte sich die notdürftigsten Schritte ein. Drei Dinge blieben jedoch außen vor: Fast nie wurde erarbeitet, was man jetzt alles mit seiner neuen Software machen kann (technisch), wozu man es machen sollte (strategisch) und wie man es am besten umsetzt (organisatorisch).

Th. Reinhardt / pixelio.de

Wenn wir sehen, wie Makler teilweise mit ihrem System arbeiten, fallen wir nicht nur vom Glauben ab, sondern wundern uns auch, wieso sie überhaupt Geld investiert haben. Nach einigem Nachdenken wurde uns klar, woran es liegt: Die meisten Makler wuchsen organisch und haben noch nie Ihre Abläufe durchorganisiert oder haben nicht verstanden, dass sie jetzt nun einmal nicht mehr nur 50 Mandanten betreuen.

Ergebnis der Geisteshaltung, schleppendes Neu- und Bestandskundengeschäft. Der Makler dreht sich in einem Hamsterrad aus schlechten Prozessen und zu wenig Zeit für Akquise. Neue Maklersoftware, egal, ob CODie, SALIA oder Maklerkit ändert gar nichts daran.

Dazu ein Beispiel: Wir schulten einen Kunden der unsere Software seit drei Jahren nutzt. Es war sofort ersichtlich, dass er elementare Bedienfunktionen nicht kannte, wie zum Beispiel Drag-and-Drop oder Programmfunktionen, wie Anpassen von Spartendetailmasken. Die Verwaltungsabläufe waren dementsprechend ineffizient: Für Kundenreports wurden händisch Excel-Listen durch Rauskopieren der Adressfelder aus den Programmmasken erstellt, anstelle den internen Report-Designer zu nutzen.

Die Organisation sah auch nicht das Erfassen von Interessenten oder der eigenen Lieferanten und Verträge vor. „Schickt ihr denn keine Mailings an die Interessenten?“ fragten wir und „Was macht ihr denn, wenn bei euch mal die Firma abbrennt, ihr habt alles nur auf Papier!“.

Hauptproblem in solchen Fällen ist, dass ein modernes System als Datensammelhalde missbraucht wird. Eine Aufbereitung für Vertrieb oder Kundenbindung fehlt völlig, dazu müsste man ja die eigene Software richtig bedienen können und eigene Traditionen kritisch betrachten.

Technische Möglichkeiten

Hier kann natürlich nicht stehen, was Ihre Maklersoftware alles kann, aber als MVP-Hersteller wissen wir, dass in jedem relevanten Programm bestimmte Grundfunktionen vorhanden sind. Sie werden immer eine Möglichkeit vorfinden, Kontakte zu gruppieren, Familien zusammenzuführen, Haushalte zu bilden und Stichwörter zu vergeben, das sind Ihre Grundwerkzeuge. Wobei Gruppen Ihr wichtigstes Hilfsmittel für spätere Selektionen sind. Beispiel hier wäre die „berühmte“ 100.000,00 Euro Liga (jährlicher Umsatz), in welcher unter anderem größere Firmen mit bAV fallen.

Die Vergabe eines Adressstatus ermöglicht Ihnen eine erste Grobeinteilung in zum Beispiel Kunde, Lieferant, Interessent, gesperrt oder Ex-Kunde. Wer 100 Adressen im Programm hinterlegt hat, bewältigt das im Kopf. Ab 500 oder 1000 Adressen wird es aber erst richtig interessant. Ziel sollte sein, auf Knopfdruck alle Geschäftspartner oder ehemalige Mandanten Ihres Maklerbüros zu finden. Natürlich für Akquise- oder Bewertungszwecke.

Stichworte sind eine sehr hilfreiche Zusatzinformation, insbesondere dann, wenn Sie in Ihrer Software keine weiteren Felder hinzufügen können. Viele Informationen wie Hausbesitzer, alleinerziehend, Hundehalter, iPad-Nutzer etc. können so übersichtlich erfasst werden. Tritt eine Gesellschaft mit einer Produktaktion auf Sie zu, können Sie jetzt als erster potenzielle Kunden informieren. Nach erfolgreicher Organisation Ihrer Kontakte geht es um die gezielte Selektion für einzelne Kampagnen. Wir raten dazu, sich häufig verwendete Suchen abzuspeichern, um nicht wiederholt alle Suchkriterien eingeben zu müssen.

Viele gute Maklerverwaltungssysteme bieten viel mehr Funktionen als diese Grundlagen. Evaluieren Sie, ob Sie diese nutzen sollten. Das gilt insbesondere für die Möglichkeiten in der Vertragsverwaltung.

Strategische Kundeneinteilung

Überlegen Sie sich ein System, wie Sie die Kunden einteilen möchten. Das wissen Sie nur, wenn Sie einen Plan haben, was Sie wem verkaufen möchten. Ja auch Hartz 4 Mandanten können im Lotto gewinnen und verdienen es, gut versorgt zu werden. Sie jedoch jeden Monat auf eine PKV anzusprechen oder einmal im Quartal zu besuchen, ist vielleicht nicht der effektivste Zeitvertreib. Gleiches gilt natürlich für Riester-Rente und Selbstständige, die nicht mittelbar förderfähig sind oder in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen.

Sie können vielleicht mit einem generischen Mailing alle Mandanten erreichen, Sie werden es aber nicht schaffen auch alle anzurufen. Durch Selektion nach passenden Kriterien filtern Sie die vielversprechendsten Kandidaten je Aktion heraus.

Eine Standardeinteilung Ihrer Mandanten kann beispielsweise nach Vertragsdichte oder nach Jahrescourtage erfolgen. Sie könnten zum Beispiel beschließen, dass Sie Mandanten ab 5 Verträge als A-Kunde bewerten, bis 3 Verträge als B und darunter C. Interessenten hingegen sollten immer wie A-Kunden behandelt werden (zeitliche Priorisierung/ mehr Aktivitäten wie Anrufen), da Ihr Potenzial nicht bekannt ist. Macht der Interessent mehr Aufwand als potenziellen Umsatz sagen Sie nein bzw. kündigen Sie das Mandat.

Um zu wissen, was überhaupt realistisch von einem A oder B Kunden zu erwarten ist, müssen Sie Ihren Bestand durchkalkulieren. Auch dabei hilft ein integrierter Report-Designer oder Microsoft Excel. Beispiel: Sie stellen fest, dass Ihre A-Kunden normalerweise über folgende Verträge verfügen und Sie auch deren durchschnittlichen Jahresbeiträge kennen.

Um zu wissen, was überhaupt realistisch von einem A oder B Kunden zu erwarten ist, müssen Sie Ihren Bestand durchkalkulieren.

Nun rechnen Sie 1090,00 € durch 1,19 zur Umsatzsteuerbereinigung. Unsere A-Mandanten zahlen ca. 916,00 € Jahresbeitrag. Davon erhalten wir zum Beispiel 25% Courtage, was 229,00 € je A-Kunde entspricht. Ausgehend davon, wissen Sie nun auch, wie viele Stunden Sie je A-Kunde investieren dürfen und ab wann sich jährliche Besuche etc. nicht mehr lohnen. Eine Jahrescourtage von 100,00 € bei 40 Kilometer Anfahrt plus zwei Stunden Aufenthalt vor Ort sind schon kritisch.

Sie können natürlich die Kunden auch ganz anders klassifizieren, etwa nach gebrachtem Empfehlungsgeschäft oder Potenzial (studiert Humanmedizin). Es ist Ihre strategische Entscheidung.

Organisatorische Prozesse einspielen

Bitte rufen Sie sich ins Gedächtnis, dass gute Organisation keine Beschäftigungstherapie ist. Ziel ist es, Ihr natürliches Limit an Mandanten, die Sie betreuen können, so weit wie möglich anzuheben. Ein Einzelmakler hat schon gut zu tun, wenn er seine 200 A-Kunden im Jahr wenigstens einmal besuchen möchte, hinzu kommen noch Neuakquise, Nachbearbeitung, Pflege, sowie die B- und C-Kunden. Geschliffene Prozesse und ausgereizte Software kann Ihnen noch einmal Zeit für ~ 100 weitere Kunden schenken.

Gleiches gilt selbstverständlich für jedes große Unternehmen, denn auch der Tag eines Angestellten hat nur 10 Stunden.

Untersuchen Sie Ihre Abläufe in Bezug auf die technischen Möglichkeiten Ihrer Maklersoftware und Ihrer strategischen Kundeneinteilung. Technisch muss geklärt werden, wie die Kontakte in Ihre Software kommen. Falls dies nicht automatisch aus einer Beratungssoftware heraus geschieht, legen Sie fest, wer die Daten eingibt, in welchen Arbeitsschritten und was dabei erfasst wird.

Standardisieren Sie gleichfalls Schadensbearbeitung, Fremdvertragserfassung und alle weiteren Abläufe, wie Stichworterfassung. Dafür empfiehlt sich bei mehreren Innendienstkräften ein Qualitätsmanagement, das gewährleistet einheitliche organisatorische Abläufe, etwa durch Checklisten oder softwaregeführte Prozesse.

Erschaffen Sie einen Referenzkontakt, erfassen Sie dazu sich selbst als Kontakt und alle Vertragswerke, inklusive der Konditionen, die Sie als Makler oder Unternehmen betreffen. Nicht nur als digitales Backup, sondern zur Kostenkontrolle und Übersicht. Per Klick sollten Sie jetzt monatliche oder jährliche Ausgaben sehen können.

Ihnen obliegt es, erneut zu evaluieren, was Sie tun und ob die Art und Weise noch zu vertreten ist. Letztlich müssen Sie bemüht sein, jeden überflüssigen Handgriff einzusparen, ohne mögliche Kunden zu verschenken. Je nach Firmierungsart kann es sich für Sie lohnen, gewisse Tätigkeiten an Serviceanbieter abzugeben. Kalkulieren Sie das genau durch, notieren Sie beispielsweise eine Woche lang, wieviel Zeit Sie für solche Tätigkeiten aufwenden und verrechnen dies mit Ihrem theoretischen Umsatz je Akquise-Stunde.

Ein herkömmlicher Fall für Servicebüros ist die Erfassung von Interessenten. Häufig erfasst der Makler nur Neugeschäft und Interessenten händisch oder überhaupt nicht, was zu Leerlaufzeiten im Vertrieb führen kann. Außerdem fehlt so die Möglichkeit, eine passive Vertriebslinie aufzubauen, etwa durch E-Mail-Kampagnen.

Wie Sie jetzt vorgehen sollten

Sie haben jetzt drei Optionen: Wenn Zeit für Sie ein knappes Gut ist, buchen Sie eine Schulung für sich und die wichtigsten Anwender im Unternehmen (Vertrieb/ Innenteam) nach dem Prinzip „Train the trainer“.

Die Profis des Herstellers können Ihnen sehr viel mehr Kniffe zeigen, als ein Handbuch oder Video, außerdem können Sie Ihre Prozesse mit ihnen diskutieren. Häufig finden gute Trainer eine Abkürzung zu dem, was Sie schon tun oder zwingen Sie, den Sinn zu evaluieren. Überlegen Sie anschließend, wie sich das Neuerlernte umsetzen lässt, um Ihnen Zeit zu sparen oder neue Vertriebswege zu öffnen (etwa E-Mail oder Social Media Marketing).

Denken Sie über einen Rundumschlag nach? Dann lohnt es sich, an externe Makler-Berater heranzutreten. Diese Dienstleister haben schon viele Firmen gesehen und sind sehr geschickt darin, den Finger in die Wunde zu legen. Sie bieten eine umfassende Analyse, bei der alle Prozesse betrachtet werden, nicht nur, ob Ihre Software zu Ihnen passt und wie sie anzuwenden ist.

Scheuen Sie monetäre Investitionen? Keine Sorge, befragen Sie Freunde oder die Referenzkunden Ihres Softwareherstellers, wie sie arbeiten und wie Sie bestimmte Prozesse umsetzen (etwa automatisierte Dokumentenverarbeitung oder Kontaktdaten erfassen). Beide helfen Ihnen sicherlich gerne weiter. Mit Freunden und Partnern kann man auch bei einem Bier über die Abläufe diskutieren und sich deren Sicht anhören, ganz unabhängig von jeglicher Software.

Dahingegen verfügen die Referenzkunden Ihres Herstellers auch über Softwareerfahrung und können zeigen, wie sie selbst damit arbeiten.

Sie benötigen ein wenig Willen, es anzupacken, überlegen Sie zuerst, wo Sie in Ihrer Organisation Verbesserungschancen sehen oder ist alles so perfekt, wie Sie es wollen? Wir hoffen, jedenfalls Ihnen Anreiz gegeben zu haben, aus dem Hamsterrad auszubrechen.