Das Maklerunternehmen erfolgreich digitalisieren – Ein Schlüssel für mehr Unternehmenswert und höheren Ertrag

Die Digitalisierung eines Maklerbüros ist sowohl für Käufer als auch Verkäufer eines Maklerbetriebes wichtig. Wer einen Betrieb fortführen will ist gezwungen seine Erwerbung schnell zu amortisieren und die Bestände zusammenzuführen, wer hingegen verkauft, wird ohne digitalisierten Bestand und Reports über die Kundenstruktur keine Abnehmer finden. Damit Digitalisierung aber die gewünschten Ergebnisse liefert, sollten einige Regeln beachtet werden.

Ausgangslage

Beim Blick auf die demografische Entwicklung bei Versicherungsmaklern sollte man meinen, dass in den kommenden Jahren für sehr viele Maklerbestände altersbedingt ein Nachfolger zu suchen ist. Doch das Gegenteil ist zurzeit zu beobachten. Immer weniger Makler bieten Ihre Bestände zur Übernahme an. Und das hat einen einfachen Grund: Sie können oder wollen sich das Aufhören nicht leisten, weil die Erträge der Maklerunternehmen über die letzten Jahre aufgrund steigender Kosten und sinkender Umsätze bzw. Courtagesätze kontinuierlich gesunken sind und sie so nicht genügend Vorsorge fürs Alter treiben konnten.

Gleichzeitig suchen immer mehr Maklerunternehmen für ihr Wachstum Bestände, um steigende Kosten und Risiken durch mehr Umsatz auszugleichen.

Im Resultat beobachten wir, anstatt eines Überangebots an Beständen, einen deutlichen Nachfrageüberhang.

Wer heute Maklerbestände sucht, muss sich auf eine lange Suche einstellen und wird dann oftmals über die gebotene Bestandsqualität enttäuscht sein. Dadurch, dass Makler länger arbeiten und sie ihre Bestände – wenn überhaupt – erst sehr spät zur Übernahme anbieten, ist meist auch der Kundenbestand überaltert. Das wiederum hat ernsthafte Konsequenzen für den Ertragswert des angebotenen Bestandes: Kürzere, zu erwartende, Restlaufzeiten bei den Versicherungen und ein deutlich höheres Risiko, Kapitalanlagen im Rahmen von Erbschaften zu verlieren.

Der Markt wirkt auf den ersten Blick also wie ein Verkäufermarkt: Viele wollen kaufen, das Angebot hingegen ist knapp.

Die Situation ist jedoch komplexer und drückt sich in einer größer werdenden Preisschere aus: Zukunftsorientiert aufgestellte Unternehmen erzielen heute wieder steigende Preise. Nicht professionell geführte Unternehmen, die beispielsweise hohe Beratungsrisiken angesammelt haben und keinen umfassenden Überblick über Ihre Kunden- und Vertragsbestände liefern können, werden abgestraft. Sie erzielen nur einen Bruchteil des Kaufpreises gut aufgestellter Unternehmen.

Es stellt sich die Frage, wie man es schafft, zu den gutaufgestellten Unternehmen zu gehören, deren Wert und Überlebenschancen steigen?

Im Kern steht natürlich das Beratungs- und Akquisemodell des Unternehmens, das zur Zielgruppe passen muss. Dazu gehört aber auch eine professionelle Organisation des Unternehmens. Einer der wichtigsten Bausteine der Organisation ist die Digitalisierung des Unternehmens. Digitalisierung sollte jedoch nicht nur zur Kosteneinsparung erfolgen, sondern sie sollte die Geschäftsabläufe optimieren, die Auskunftsfähigkeit erhöhen und so mehr Freiraum für Beratungs- und Vertriebszeit und damit mehr Umsatz ermöglichen.

Zweck der Digitalisierung des Maklerbüros

Die Beweggründe, die die Verkäufer und Käufer zur Digitalisierung treiben, mögen unterschiedlich sein, sind aber fast immer dem Ziel geschuldet mehr Gewinn zu erwirtschaften. Mehr Gewinn bedeutet auch einen höheren Unternehmenswert.

Will ein Makler seinen Bestand irgendwann veräußern, sollte er seinen Bestand analysieren und auswerten können. Kein Interessent kauft die Katze im Sack. Intransparenz schafft kein Vertrauen.

Käufer verlangen eine genaue Auflistung über Alter, Geschlechterverteilung, Vertragsdichte, Umsatz je Mandant, wie viele A/B/C-Kunden es gibt, die regionale Verteilung, Art und Anzahl der Versicherungsprodukte, Stornoquoten etc. Zudem wird der Käufer nur für den Teil des Bestands bezahlen, den er auch tatsächlich übernehmen kann – kann der Verkäufer die Bestandsdaten und Dokumentationen nicht liefern, wird eine Übergabe schwierig. Auf welcher Basis sollte der Käufer in solch einem Fall sein Angebot erstellen?

Die Digitalisierung von Arbeitsschritten

Im Zentrum eines digitalisierten Maklerunternehmens sitzt die Versicherungsmaklersoftware (MVP). Die Auswahl des geeigneten Systems sollte jedoch gründlich und wohl überlegt erfolgen, denn die Systeme unterscheiden sich in ihrer Leistungsfähigkeit doch erheblich. Eine entsprechende Anleitung finden Sie z. B. in diesem Artikel: Tipps für die Auswahl des passenden Maklerverwaltungsprogrammes.

Die Digitalisierung Ihres Unternehmens erfolgt auf mehreren Ebenen. Sie benötigen neben der Software auch die richtige Hardware. Hinzu kommt, dass Sie sich mit Ihren Mitarbeitern und deren Arbeitsabläufen beschäftigen und neue Prozesse gestalten müssen, denn für Sie und Ihre Mitarbeiter ändert sich durch Digitalisierung am meisten.

Schritt 1: Wohin will ich?

Erstellen Sie zuerst ein umfassendes Bild Ihrer „Ziel-Prozess-Landschaft“.  Kalkulieren Sie damit, dass sich Prozesse ändern werden und stellen Sie auch Ihre Mitarbeiter darauf ein. Digitalisierung heißt nicht, analoge Prozesse eins zu eins zu übernehmen. Zeichnen Sie stattdessen ein Bild auf, wie es unter Einsatz neuer Technologien funktionieren sollte.

Anstatt alles auf einmal zu ändern, bietet es sich an, schrittweise vorzugehen, indem einzelne Arbeitsschritte digitalisiert werden, etwa „Korrespondenz mit dem Kunden“ oder „Abrechnung“. Ein weiterführender Schritt ist es, den nun digitalen Prozess zu automatisieren, etwa Korrespondenz nicht nur digital senden, sondern die Dokumente und E-Mails auch automatisch zu dem richtigen Kontakt oder Vertrag zu speichern. Diese Teildigitalisierung, kann dann vielen Abläufen zugutekommen die solch einen Schritt beinhalten.

Beispiel Akquise Prozess: Letztlich wissen Sie über diesen Prozess nur, dass die Kundendaten inkl. seiner Einwilligungen und Anträge sowohl in Ihr Verwaltungssystem gelangen müssen, sowie auch zur Gesellschaft und zum Kunden selbst. Die Reihenfolge und Zwischenschritte sind jedoch hingegen nur durch Ihren Gestaltungswillen, der Kundenakzeptanz und Ihrem Kapital beschränkt.

Sie könnten sich z. B. als Zielprozess definieren, dass Berater die Haushaltsanalyse bei dem Kunden mit dem iPad aufnehmen. Die Daten sollten dann automatisch dem MVP zur Verfügung stehen und im Hintergrund bereits Standardschreiben und Produktvorschläge angelegt werden. Oder aber, Sie wünschen sich, dass der Kunde die Daten selber in das Programm eingibt, z. B. über ein Onlineformular oder durch eine künstliche Intelligenz.

Die Gestaltung des Prozesses steht Ihren Möglichkeiten frei, überlegen Sie zuerst was Ihre Kunden gerne hätten, dann wie Sie es ermöglichen könnten. Im Zweifel ziehen Sie Experten hinzu.

Nicht immer steigert die vollständige Digitalisierung den Unternehmenswert. Verkauft der Makler sein Unternehmen an einen professionellen Bestandsverwalter, der im großen Stil Bestände erwirbt, geht es diesem weniger um die Unternehmensabläufe, als darum möglichst einfach die vielen Verträge zu übertragen und im Vorfeld des Kaufs ein klares Bild vom Bestand zu erhalten. Soll hingegen das Maklerunternehmen als Ganzes z. B. mit allen seinen Marktzugängen verkauft werden, dann gehören dazu auch die Arbeitsabläufe, Systeme und Mitarbeiter. In diesem Fall ist es von großer Bedeutung, dass die Geschäftsabläufe nicht nur digitalisiert werden, sondern auch auf einen Käufer übertragbar gemacht werden.

Wie komme ich dort hin?

Der unerfahrene Makler lässt sich gerne von der Vielzahl der Prozesse, die er angehen müsste, erschlagen. Priorisieren Sie und nehmen Sie sich daher zuerst die 2-3 wichtigsten und wirksamsten Prozesse vor, von denen Sie aus Ihrer Berufserfahrung wissen, dass sie viel Arbeit im Unternehmen verursachen, und stellen Sie am besten ein Team zusammen, das sich mit der Digitalisierung beschäftigt.

Stellen Sie den neuen Prozess grob auf und detaillieren Sie in dann sukzessiv:

Beispiel Posteingang: Scannen -> Digital im MVP hinterlegen -> Bearbeitung auslösen

Überlegen Sie wie der Prozess ausgestaltet werden sollte. Ziel ist es die technischen Lösungsmöglichkeiten zu analysieren und deren Anwendbarkeit auf gegebene Rahmenbedingungen zu verstehen. Identifizieren Sie dazu, wer aktuell was im Alt-Prozess macht. Konkret: Wie wird sichergestellt, dass das Schreiben bearbeitet wird, wie behalten Sie momentan den Überblick?

Konsultieren Sie die involvierten Abteilungen oder Mitarbeiter und lernen Sie deren grundlegenden Bedenken kennen. Viele solcher Fragen lassen sich durch digitales Aufgabenmanagement beantworten, Sie müssen aber die Abteilungsanforderungen und externe Anforderungen, wie ISO 9001, kennen. Ziel ist es natürlich die Durchlaufzeit zu reduzieren und Arbeitsschritte transparenter und nachvollziehbarer zu gestalten.

Zur feineren Ausarbeitung des Prozesses benötigen Sie einen Überblick über die verfügbaren technischen Lösungen: Muss ein Papierblatt überhaupt auf einem Scanner gescannt werden oder reicht vielleicht eine Smartphone-App mit OCR-Scanfunktion? Wie kommt das gescannte Dokument zur Weiterverarbeitung? Senden wir es per E-Mail oder scannen wir direkt aus dem Maklerverwaltungsprogramm, z. B. CODie? Bei diesen Fragen helfen auch kompetente IT-Partner.

Beispiel konkreter Arbeitsprozess: Frau Meier empfängt Eingangspost -> Auszubildende Herrlich scannt Eingangspost -> Scanner legt PDFs in Netzwerkordner ab -> Frau Rettich unterteilt die Dokumente -> Die künstliche Intelligenz der PDF-Box (Mr-Money) lädt Dokumente aus verschiedenen Ordnern und analysiert sie -> MVP (z. B. CODie) ordnet die Dokumente automatisch den Kontakt / Vertrag / Schaden zu -> Je Dokument wird ein definierter Vorgang gestartet -> Mitarbeiter werden benachrichtigt -> MVP überwacht den Vorgang

Der Beispielprozess verdeutlicht wie komplex die Arbeitsschritte sind, denn häufig müssen mehrere technische Lösungen durch Schnittstellen verzahnt werden. Nicht immer ist das möglich, in solchen Fällen müssen Sie den Prozess leider an die Systeme anpassen oder diese erweitern lassen.

Die Digitalisierung von Verträgen und Bedingungswerken

Für Verkäufer von Beständen existieren im Prinzip zwei mögliche Ausgangssituationen: Sie nutzen bereits ein MVP oder noch nicht. Besitzen Sie keine Versicherungsmaklersoftware, oder haben Ihre schlecht geführt, müssen Sie die Papierverträge (inkl. Maklervollmachten) digitalisieren. Das bedeutet, mindestens die Vertragsnummern zu erfassen und im MVP entsprechende Spartendetails auszufüllen sowie die Produkte (Tarife) anzulegen und mit den Kunden zu verbinden.

Bzgl. Maklervollmachten sollten Muster aus den verschiedenen Jahren existieren und je Kunde festgehalten werden, wann und welche Variante der Maklervollmacht er besitzt, welche Datenschutzvereinbarung er unterzeichnet hat und welche Version der Erstinformation er erhalten hat. Gleiches gilt für die Beratungsdokumentation. Auch sie sollte sukzessive in die digitale Welt überführt werden.

Diese Maßnahme erfolgt aber nicht nur, um die Beratungsprozesse zu erleichtern. Sie schafft auch Transparenz darüber, ob der Maklerbestand unter Wahrung der Datenschutzbestimmungen überhaupt übertragbar ist. Hat der Kunde des Maklers einer Übertragung seiner Daten nicht zugestimmt, wird die Weitergabe der Informationen deutlich erschwert.

Vorgehen bei analogen Kundenakten

Sollten Sie die Kundenakten noch in keiner Form digitalisiert haben, stellt sich die Frage, wie Sie mehrere tausend Adressen ohne teure Hilfskräfte erfassen können.

Eine Möglichkeit wäre, von Ihren Gesellschaften eine GDV Datei anzufordern, diese muss Ihnen ausgehändigt werden, und beinhaltet u. A. die Adressdatensätze sowie Vertragsdetails. Nach dem Import in Ihr MVP können Sie die gescannten Dokumente (Korrespondenz, Verträge) automatisch, z. B. durch Nutzung der PDF-Box von Mr-Money, den richtigen Adressen und Verträgen zuweisen. Die künstliche Intelligenz der PDF-Box liest dabei auch die Policenummer aus, was eine manuelle Erfassung unnötig macht. Ein Bestandsführungssystem mit dem Sie die PDF-Box KI nutzen können, ist das MVP von CODie.

Vorgehen bei Kundendaten in Microsoft Excel

Wenn Sie bereits Kundeninformationen in MS Excel pflegen, kann jedes MVP Ihre Daten daraus importieren, hilfreich dabei ist eine Funktion wie sie CODie bietet, mit der Sie die Tabellenspalten den jeweiligen Programmfeldern zuweisen können.

Vorgehen bei vorhandenem Maklerverwaltungsprogramm

Verfügen Sie hingegen schon über ein geführtes MVP, dann steht für Sie als Verkäufer hauptsächlich das Erstellen von Reports in Bezug auf geforderte Kennzahlen und Nachpflege alter Bestände an. Außerdem sollten Sie sich bereits informieren, wie der Käufer die Daten aus Ihrem System extrahieren kann und mit welchen Informationsverlusten er zu rechnen hat.

Insbesondere ist es für den neuen Inhaber schwer, nur mit Vertragsdaten, ohne Wissen über den Kunden selbst, in Beratungsgespräche mit Mandanten zu gehen. Bei der Datenübergabe gehen diese Informationen häufig verloren, z. B. weil betroffene Notizfelder nicht (kostengünstig) exportiert werden können. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern sorgt oftmals auch für einen deutlich erhöhten Übergabeaufwand. Der neue Inhaber könnte darauf bestehen, die wichtigsten Kunden zusammen mit dem alten Inhaber persönlich zu besuchen, um eine Übergabe zu machen und aktuelle Dokumentationen zu erhalten.

Fazit

Digitalisierung bedeutet, das Unternehmen zu verändern mit dem Ziel, Prozesse zu vereinfachen, die Rentabilität zu steigern, Freiräume für Wichtiges zu schaffen und die Transparenz im Unternehmen zu steigern.

Das erhöht nicht nur den Unternehmerlohn auf viele Jahre, sondern steigert auch den Unternehmenswert erheblich. Gerade dann, wenn Sie Ihr Unternehmen irgendwann gewinnbringend verkaufen wollen, ist dies ein wichtiger Aspekt, bei dem es um sehr viel Geld gehen kann. Die Digitalisierung Ihres Maklerbüros ist deshalb auch eine langfristige Angelegenheit und keinesfalls nur mit dem Kauf einer Software erledigt.

Starke Partner wie CODie software products e.K. aus Potsdam, für die Themenfelder der Digitalisierung und Prozessoptimierung, und wie Andreas Grimm vom Resultate Institut aus München, für die Optimierung des Unternehmenswerts und die perspektivische Nachfolgeplanung, können Ihnen dabei zur Seite stehen.

 

Die Autoren

Andreas Grimm, Resultate Institut München: Sachverständiger für die Bewertung von Maklerunternehmen und für Nachfolgeplanung von Versicherungsmaklern. Er begleitete mehr als 200 Unternehmens- und Existenzgründungen in der Finanzindustrie.

Matti Bargfried, CODie software products e.K.: Leiter des Marketings bei CODie, ein Produzent von Bestandsführungs- und Abrechnungssystemen für Makler.

 

 

Impressum & Verantwortliche
CODie software products e.K.
Dipl. Inf. Andreas Bargfried
Zeppelinstr. 47A
14471 Potsdam

Tel. 0331 5818420
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