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Die Crux mit der Policenummer: Ein Kommentar zum Thema BiPRO-Dokumentenimport

Die BiPRO-Norm 430, die die Abholung von Dokumenten und deren Geschäftsvorfälle definiert, ist die am weitesten eingesetzte Norm und auch sicherlich die mit der größten Bedeutung für die Maklerschaft. Nur, die Dokumentenzuordnung zum Bestand bleibt schwierig.

Während die Übertragung der Dokumente erstaunlich gut funktioniert und immer mehr Gesellschaften beginnen diese um sinnvolle Details, wie Spartendaten, zu ergänzen, verkompliziert eine Sache ganz besonders den praktischen Nutzen: Unterschiedliche Schreibweisen für ein und dieselbe Policenummer. Einige Gesellschaften kennen, auch historisch gewachsen, mehr als 90 verschiedene Strukturen für ihre Policenummern. Diese rühren Teils aus Zusammenschlüssen her, aber auch weil im Laufe der Jahre immer wieder neue organisatorische oder technische Anforderungen in die Schreibweise eingeflossen sind. Hier ein konkretes Beispiel anhand eines Gewerbeversicherers:

Schreibweisen einer Policenummer:

A0123*45678901234*5678

 AB-012 34 567890123

 AB. 012 34 567890123

 AB.: 012 34 567890123

 AB01234567890123

 ABC01-23456789012

 ABC: 012345(678901)

 AB_012345

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 01 / 234567890

 01 234 5A67

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 01 23456.789

 01 234567

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 01 2345678)90

 01 23456789

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 01 23456789A0

 01 234567890

 01 2345678901

 01 :234567890

 01 A23456789

 01-23456789

 01-23456789012345-6

 01.234567890

 01/234567890

 012 3 A45678901

 012 3A45678901

 012 34

 012 34 5 67890123

 012 34 5:67890123

 012 34 5A67890

 012 34 5A6789012

 012 34 56A 7890

 012 34 56A7890123

 012 34 56AB,7890 –

 012 34 56AB78901

 012 34 567 8901

 012 34 567 89012

 012 34 567AB,8901

 012 34 5678

 012 34 5678 9012

 012 34 5678A9BC01

 012 34 5678A9012

 012 34 5678ABC9D

 012 34 5678ABCDE

 012 34 56789 012

 012 34 56789.0

 012 34 56789;01234

 012 34 56789A-012

 012 34 567890 1

 012 34 567890 12

 012 34 567890.1,23

 012 34 567890A1

 012 34 5678901

 012 34 5678901A2

 012 34 5678901AB

 012 34 56789012

 012 34 56789012A

 012 34 56789012A-

 012 34 56789012AB3

 012 34 567890123

 012 34 567890123 45678

 012 34 567890123A

 012 34 A56789012

 012 34 ABCD5678

 012 345A6789012

 012 3456789012

 012- 345:67890123

 012- AB- CD- 345678…9

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 012/34/56-7890123

 012/34/5678:9012

 012/34/567890-123

 012/34/567890123

 012/34/567890123 456

 012/3456-789012-34

 012/34567/890123

 012/3456789/0123

 012/345678901234

 012A345678901234

 01234 567890-

 01234 567890123

 012345

 012345 678901234

 012345/678901-2-34

 012345/678901234

 01234567

 01234567-8

 012345678

 012345678.

 01234567890

 01234567890123

 : 012 34 567890123

So lange je Policenummer immer nur ein Strukturtyp verwendet wird, stellt das auch gar kein Problem dar. Ein Problem gibt es für den Makler nur, wenn z. B. die Policenummer der Unfallversicherung von Herrn Meier, in zwei Varianten existiert. Zum Beispiel auf einer Beitragsrechnung anders als auf einer Änderungspolice oder die Nummern je nach Übermittlungsweg (Post vs BiPRO) anders aussehen.

Leider ist das ein recht häufiger Fall, viele Versicherer senden die gleiche Policenummer mit Vor-Nullen, Bindestrichen oder Abteilungskürzeln an den unterschiedlichsten Stellen. Dies stört natürlich die automatisierte Zuordnung, denn die MVP Systeme müssen sich (noch) an der Policenummer festhalten.

Als technische Lösungen setzen die Softwareanbieter dem u. A. entgegen:

  • Mapping (Zuweisungstabellen) im MVP
  • Filter- und Transformationsregeln beim Intermediären (BiPRO-Box, Zeitsprung etc.)
  • Heuristische Verfahren für die Zuordnung im MVP

Das ist natürlich mit Kosten und hohen Konfigurationsaufwand verbunden. Gleichzeitig stellt sich die Frage, wie sauber der Makler seine eigene Bestandsverwaltung führt. Die per BiPRO übertragene Policenummer lässt sich zwar für die Zuordnung im MVP technisch abwandeln, aber worauf? Es muss je Gesellschaft ein festes Schema im Bestand vorherrschen. Das Problem ist, die Gesellschaft hat schon Jahre lang verschiedenste Policenummern-Varianten gesendet und es mag beliebig sein, für welche sich der Makler entschieden hat. Ferner können, je nach Maklerverwaltungsprogramm, Verträge auch mehrmals im System existieren, z. Bsp. aufgrund von Dynamisierung, hier müssen dann Heuristiken unterstützen.

Die BiPRO-Norm bietet zumindest für neue Verträge hier einen Ausweg an. Es ist technisch möglich, bei der Antragsgenerierung (z. B. im Vergleichsrechner) eine Nummer an die Gesellschaft zusenden, die dann u.A. für die Zuweisung der Erstpolice genutzt wird, aber auch darüber hinaus als Identifikationsmerkmal dienen kann. Vergleichsrechner können die Nummer mit dem Antrag an das MVP zurückgeben. Einige Versicherer nutzen dies bereits.

Neben dem haben/ versuchen mehrere Versicherer das Chaos der Schreibweisen zu vereinheitlichen. Dies fällt umso schwerer, je mehr Legacy Systeme die Gesellschaft im Einsatz hat. Das ist der Fachausdruck für Alt-Systeme, wie etwa dem damals populären IBM AS/400, die teils noch wie Microsoft DOS eingabe basiert arbeiten. Solche und ähnliche Systeme benötigen ein eigenes Betriebssystem und teils eigene Hardware und es wird immer schwieriger Personal zu finden die damit umgehen können. Außerdem müssen die dort enthaltenen Daten erst für moderne Softwareanwendungen übersetzt werden.

In der Vergangenheit wurde diese Systeme um viele Schnittstellen und Schichten ergänzt, um neuere Drittsysteme bedienen zu können. Daraus ergeben sich komplexe technische Strukturen die immer auch die Anforderungen von alten Systemen berücksichtigen müssen bzw. ganz eigene Anforderungen mitsichbringen. So kommt es, dass die gleiche Policenummer mit Punkten in Druckstücken getrennt wird und im BiPRO-Transfer hingegen mit z.B. Bindestrichen geliefert wird. Das ist natürlich nur einer von vielen Gründen.

In Bezug auf den BiPRO-Datentransfer stellt sich häufig auch die Frage, wo dieser denn beim Versicherer die Daten abgreift. Viele Versicherer haben diesen an ihre Druckschiene angebunden. Vereinfacht ausgedrückt, die Schnittstelle die auch den Postdruck bedient, reicht die Dokumente an den BiPRO-Server weiter. Das kann ein Problem sein, denn diese Schnittstellen sind häufig nicht dafür konzeptioniert worden auf erweiterte Vertragsdaten, wie Beiträge oder Spartendetails, zuzugreifen. Ergo, fällt es schwer diese z. B. per BiPRO 430.4 mitzuliefern.

Um einen möglichst hohen Grad an Automation zu erreichen, sollte das Maklerunternehmen also Zeit investieren die technischen Möglichkeiten ihres jeweiligen Anbieters auszureizen. Ferner kann es auch helfen die selbstgeführten Vertragsinformationen zu erweitern, etwa um die Abrechnungsnummer (Courtagenr.) des Vertrages. Einige Systeme, wie das MVP von CODie, können diese Nummer nutzen, um die Zuordnung der BiPRO-Dokumente vorzunehmen. Die Abrechnungsnummer der Police ist tatsächlich eindeutig, bei allen Gesellschaften.

Strukturierte Datenerfassung zahlt sich also für den Makler aus, auch wenn es eines Tages bequeme technische Lösungen geben mag. Ansonsten gilt weiterhin das populäre Sprichwort der IT: “Shit in = Shit out”.

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Inhaber Andreas Bargfried CODie software products e.K.
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