3 Dinge die Ihr Maklerbüro fit nach COVID-19 machen

Trotz geringerer Abschlusszahlen während der Corona-Krise können Sie noch Umsatz nachholen, wenn Sie Ihr Unternehmen auf den Aufschwung vorbereiten. Dieser Artikel erklärt was dafür in Vertrieb und Verwaltung notwendig ist.

Was viele Makler aktuell im größeren Maße besitzen als sonst ist Zeit und diesen Überschuss sollten Sie verwenden, um in Zukunft noch mehr von ihr zu haben. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich mit den technischen Möglichkeiten auseinander setzen die Ihnen der Markt bieten kann. Dazu zählen ihre Pools und Produktpartner genauso wie der Hersteller Ihres Maklerverwaltungsprogrammes.

Nutzen Sie alle technischen Möglichkeiten

Die meiste Arbeit verursacht die Vertragsdatenpflege sowie die Dokumentenverarbeitung. Versuchen Sie deshalb in diesem Bereich alle technischen Möglichkeiten auszureizen:

• Importieren Sie Vertragsdaten des Versicherers in Ihr MVP.

Alle Versicherer bieten den Download Ihres aktuellen Bestands als Tabelle an (.csv) und zumeist auch in einem speziellen Datenformat namens GDV. Ihr Maklerverwaltungsprogramm kann mit beiden Formaten arbeiten, um Beitrags- und Spartendaten zu aktualisieren oder fehlende Verträge zu ergänzen. Aktuelle Daten sind wichtig für die komfortable Erstellung von Vertragsspiegeln und um Verkaufspotenzial aufzudecken.

• Verarbeiten Sie Dokumente automatisiert.

In Deutschland gibt es eine Handvoll „Online-Postfächer“ welche für Sie bei den Gesellschaften Dokumente abrufen (BiPRO Norm 430) und zum Download bereitstellen. Viele Pools und Verwaltungssysteme können auf einen dieser Intermediäre wie BiPRO-Box, Zeitsprung & Co. zugreifen und die Dokumente abrufen. Nutzen Sie das, um weniger Zeit mit dem Downloaden oder dem Einscannen verschwenden zu müssen.

• Machen Sie Ihrem Bestand reif für die Ernte.

Die Datenhaltung bei vielen Maklern gleicht einer Müllhalde, das heißt es wird nur oben raufgeschüttet und darin finden tut man nicht was man braucht. Sie benötigen aber Informationen, um den richtigen Mandanten die richtigen Produkte anzubieten. Kategorisieren Sie Ihren Bestand in A-, B- und C-Kunden und vergeben Merkmale für Firmenkunden sowie die Personen die mit den Firmen zusammenhängen. Stellen Sie sicher, dass Sie aktuelle Kommunikationsdetails haben sowie Risiken und Verträge. Versuchen Sie ferner das Potenzial Ihrer Kunden abschätzen zu können, in dem Sie diese nach Einkommen und Lebenssituation gruppieren.

Ein weiterer wichtige Punkt ist die Taxierung des verursachten Aufwandes je Kunde. Fahren Sie eine Stunde, um dann mit einer Hausrat nach Hause zu gehen? Machen Sie das nicht. Entweder Sie minimieren den Beratungsaufwand (z. B. mit Online-Beratung), verlangen ein Vollmandat oder kündigen dem Mandanten.

Erstellen Sie eine Vertriebsplanung

Warten Sie nicht passiv auf den „Bestellungseinganges“ Ihrer Mandanten. Das zwingt Sie sich um weniger lukrative Verträge kümmern zu müssen. Sprechen Sie stattdessen aktiv die interessanten Bestandskunden an und verkaufen Sie gezielt Produkte. Nutzen Sie dazu die Selektionsmöglichkeiten die eines ordentliches Maklerverwaltungsprogrammes bietet.

1. Überlegen Sie welche Produkte Sie mit dem höchsten Gewinn anbieten möchten.
2. Finden Sie raus welche Daten Sie für eine Selektion von möglichen Interessenten benötigen.
3. Tragen Sie diese entsprechend bei A- und B-Kunden nach.
4. Überlegen Sie mit welchem Medium die Interessenten angesprochen werden sollen.
5. Erarbeiten Sie eine Kampagne.
6. Nutzen Sie Ihr MVP oder Werkzeuge wie Trello.com oder MeisterTask.com zur Verwaltung der Interessenten.

Validieren Sie Ihre Arbeitsprozesse

Viele Prozesse sind das Resultat einer historischen Entwicklung und deshalb werden häufig unnötige Dinge unnötig kompliziert getan. Damit Sie nur tun was sinnvoll ist, sollten Sie Ihre Prozesse durchleuchten. Nehmen Sie sich dazu einen konkreten Prozess. Schreiben Sie genau auf welche Schritte Sie ausführen und folgen Sie bei der anschließenden Analyse diesen Fragen:

1. Was ist mein Endziel?
2. Hilft mir dieser Prozess mein Ziel zu erreichen? (Beraten Sie dies mit Dritten.)
3. Tue ich dabei die richtigen Dinge? (Technisch wie organisatorisch)
4. Was sind meine Alternativen?

Anschließend klären Sie mit dem Support Ihres MVP-Anbieters ab, wie sein System Sie bei der Prozessumsetzung unterstützen kann.

Beispielprozess: Beitragsdatenaktualisierung

Sie können sich an dem Teilprozess „Beitragsdatenaktualisierung“ ein Beispiel nehmen:  

• Annahme: Es ist für Sie sinnvoll die Beiträge aktuell zu halten.
• Aktuell erhalten Sie die Änderungspolice / Dynamisierung per Brief oder E-Mail.
• Sie importieren / scannen die Mitteilung händisch in Ihr Verwaltungssystem und passen den Beitrag händisch an.

Stattdessen könnten Sie auch geänderte Beiträge via GDV-Import importieren (sinnvoll auf monatlicher Basis) oder aus den per BiPRO-Norm 430 gelieferten Dokumenten auslesen lassen (unmittelbar, automatisiert).

Wenn Sie diesen drei Hinweisen folgen, sind Sie bestens gewappnet im Vertrieb wieder richtig loszulegen und werden bei Beibehaltung auch in den kommenden Jahren ein Umsatzplus genießen.

Ihr CODie Team

CODie software products e.K.
www.codie.com/makler
Zeppelinstr. 47A
14471 Potsdam

Autor: Matti Bargfried